Jak správně dokladovat reklamní plnění

Níže naleznete návod, jak správně doložit reklamní plnění vyplývající z uzavřené smlouvy o reklamním partnerství. Prosíme, věnujte tomuto dokumentu zvýšenou pozornost a postupujte dle pokynů, aby tak bylo možno smluvní vztah uzavřít dle smluvních požadavků a v určeném termínu.

Termín doložení je stanoven ve lhůtě do 10 kalendářních dnů po ukončení platnosti smlouvy. Vaší povinností je tedy nahrát kompletní reklamní plnění do ERPA (Evidence Reklamního PArtnerství) v průběhu těchto 10 dní včetně.

Abyste předešli případným chybám při dokladování, na začátek uvádíme několik užitečných tipů, které byste rozhodně měli využít:

1) Je nutno doložit každý jednotlivý bod reklamního plnění uvedený ve smlouvě a doložení se musí týkat tohoto konkrétního bodu

2) U každého bodu reklamního plnění musí být jasně a průkazně vidět propojení se značkou Skupiny ČEZ – pokud nebude logotyp Skupiny ČEZ zřetelně viditelný či v doložení bude chybět výslovná slovní/písemná zmínka o Skupině ČEZ, nebude tento bod uznán

3) Pokud nebylo možné některý z bodů reklamního plnění splnit z objektivních důvodů, lze tento, po dohodě s administrátorem smlouvy ze Skupiny ČEZ, nahradit bodem adekvátní hodnoty

4) Při samotném nahrávání reklamního plnění do systému ERPA doporučujeme průběžné ukládání, aby v případě technických problému nedošlo ke ztrátě již uložených bodů

Typ partnerství

Dle smluvně zakotveného typu partnerství je po ukončení akce potřeba doložit printscreenem či fotografií, ze kterých jasně vyplývá, jakým partnerem na akci Skupina ČEZ byla. Důležité je tedy viditelné spojení názvu Skupina ČEZ s daným souslovím, např. generální partner, hlavní partner či partner. Připomínáme, že v případě titulárního partnerství musí být část obchodního jména společnosti, v tomto případě ČEZ, součástí názvu akce.

Základní prezentace

Verbální poděkování Skupině ČEZ lze doložit video či audionahrávkou. V případě, že to podmínky neumožňují, lze doložit četným prohlášením organizátora, které musí splňovat smluvní náležitosti, že tento bod proběhl a byl splněn. V případě vystoupení, projevu či předání cen zástupcem Skupiny ČEZ je toto potřeba doložit nahrávkou či fotografiemi, ze kterých je průkazné, že se jedná o místo konání akce.

Média

V případě tištěných médií je potřeba doložit reálnou fotografii tištěné verze daného média (noviny, časopis), kde bude kromě zdrojové informace (tzn. o jaké médium se jedná) jasně viditelný logotyp Skupiny ČEZ či bude v textu výslovná zmínka o Skupině ČEZ. Jedná-li se například o opakovanou inzerci, je vhodné doložit i media plán s historií frekvence zveřejnění.

U internetových médií se jedná o informační kanály typu idnes.cz, seznam.cz, sport.cz, kudyznudy.cz apod, prosím nezaměňujte s klasickými internetovými stránkami dané organizace, akce či projektu. Doložení je identické jako u médií tištěných pouze s tím rozdílem, že dokládáte ve formě printscreenu. Je důležité, aby byla v printscreenu viditelná i URL adresa, odkud printscreen pořizujete.

U bodů týkajících se TV a rozhlasu je potřeba doložit v případě televizních výstupů průkazné zveřejnění logotypu Skupiny ČEZ či textové/mluvené zmínky o Skupině ČEZ v rámci konkrétního přenosu, pořadu či reklamního bloku. K printscreenu či nahrávce je potřeba doplnit informaci (pokud tato není patrná z printscreenu či nahrávky), o jakou TV stanici a formát pořadu se jedná. U rozhlasových formátů je nutné doložit nahrávku se zmínkou o Skupině ČEZ (sponzorský vzkaz, poděkování apod.) a uvést rozhlasovou stanici, kde byla odvysílána. V obou případech se doporučuje v případě opakovaného užití doplnit media plánem.

Sociální média

U všech typů sociálních médií je potřeba doložit printscreen zdrojové stránky s viditelným názvem účtu/profilu, aby bylo zřejmé, kde byla vizibilita logotypu Skupiny ČEZ či slovní zmínka o Skupině ČEZ uvedena. V případě postů, stories, reeels a dalších formátů je vhodné označit Skupinu ČEZ k dalšímu sdílení, spolupráci apod.

Propagační tiskové materiály

Jedná se fyzicky tištěné materiály, které nelze zaměňovat s online materiály, které jsou určeny k propagaci v online prostředí. Nejčastějšími příklady jsou plakáty, letáky, brožury, bulletiny, programy, vstupenky, výsledkové listiny apod. Doložit je nutné reálnou fotografií dané tiskoviny (tisková data lze považovat pouze za podpůrný materiál). V případě plakátů a letáků je navíc potřeba pořídit fotografii z místa jejich umístění (konání akce) či výlepu. Na všech doložených materiálech musí být logotyp Skupiny ČEZ či písemná zmínka o Skupině ČEZ zřetelně viditelné.

Reklamní nosiče objednatele

Jedná se o nosiče, které Vám budou zapůjčeny po dobu konání akce Skupinou ČEZ. Nelze zaměňovat s vašimi vlastními nosiči, na kterém je umístěn logotyp Skupiny ČEZ. V tomto případě se dokládá formou fotografií z místa akce, na kterých je zřetelně vidět daný reklamní nosič – důležité je, aby bylo průkazné, že byla fotografie pořízena v místě konání akce.

Reklamní nosiče poskytovatele / organizátora

Reklamní nosiče poskytovatele / organizátora musí být doloženy reálnou fotografií z místa konání akce. Na fotografii musí být zřetelně viditelný logotyp Skupiny ČEZ na daném nosiči a z fotografie musí být zřejmé, že byla pořízena v místě i době konání akce. V případě billboardů, citilightů či jiných velkoplošných reklamních formátů je potřeba doložit jejich fotodokumentaci (pouhé grafické vizuály nejsou dostačující) ideálně se specifikací počtu kusů, konkrétního umístění a obdobím nasazení.

Logotyp na konkrétních místech

U této kategorie je nutno doložit reálné fotografie daného objektu, na kterém je logotyp Skupiny ČEZ použit. V případě textilií (sportovní dresy, oblečení pořadatelů, trička apod.) prosíme doložte fotografií při jejich reálném využití. U dalších podkategorií dbejte na to, aby byl logotyp na fotografii zřetelně vidět a bylo průkazné propojení s danou akcí.

Interaktivní prezentace

V rámci této skupiny uvádíme konkrétní doporučení u jednotlivých podkategorií:

1) webové stránky
Organizátor doloží printscreen webové stránky příslušící k dané akci, kde je viditelný logotyp Skupiny ČEZ a taktéž zdrojová adresa URL; jedná se tedy o komplexní printscreen, ne o pouhý detail logotypu

2) projekce reklamního spotu (obvykle rozsah 30 vteřin)
Doložena musí být fotografie reklamního spotu běžícího v TV, na plátně, LED tabuli či obrazovce z místa konání akce; nelze nahrát pouze samotný spot

3) reklamní injektáž
Reklamní injektáž musí být doložena fotografií či printscreenem z daného vysílání, kde byla injektáž ve formě logotypu Skupiny ČEZ umístěna a je viditelná

4) projekce sponzorského vzkazu (obvykle rozsah 10 vteřin)
Doložena musí být projekce sponzorského vzkazu běžícího v TV, na plátně, LED tabuli či obrazovce z místa konání akce; nelze nahrát pouze samotný spot

5) propagační video
Video natočené k podpoře aktivací Skupiny ČEZ musí být nahráno ve formě samotného videa či adekvátní fotografie/printscreenu s odkazem na zdroj, kde lze video nalézt; ideální je rovněž doložit i kde bylo video prezentováno

6) online pozvánka, online newsletter, mobilní aplikace
Materiály tohoto typu je nutno doložit formou printscreenu s viditelným logotypem Skupiny ČEZ či zmínkou o Skupině ČEZ

7) podlinková aktivace Skupiny ČEZ – ČEZ Energy zóna či Oranžové kolo Nadace ČEZ
Nutno doložit několika průkaznými fotografiemi aktivace z místa konání akce